Upravljanje vremenom je sposobnost određivanja radnih prioriteta, učinkovitog rada i prikladnog delegiranja – to je vještina koja se može naučiti i dalje razvijati. Dobro upravljati vremenom ne znači raditi više i dulje, već brže jednostavnije i učinkovitije. Ako ste vlastiti posao pokrenuli zato da biste radili manje, zarađivali više i gospodarili svojim vremenom, vjerojatno se ubrzo uvidjeli da to i nije tako jednostavno. Teorija i praksa često znaju biti veoma različite.
Kad je riječ o upravljanju vremenom vrlo je korisno imati na umu pravilo poznato kao Paretovo načelo ili Paretov zakon. Vilfredo Pareto je bio talijanski inženjer, ekonomist i sociolog koji je pri istraživanju raspodjele nacionalnog bogatstva otkrio da u Italiji oko 20% obitelji posjeduje oko 80% kapitala. Zahvaljujući ovom otkriću nastalo je Paretovo načelo – 80% rezultata dolazi iz svega 20% uzroka.
Sam Pareto je ovo načelo razvio promatrajući mahune u svom vrtu – uvidio je da je oko 20% mahuna odgovorno za gotovo 80% dobivenog graška.
Prema navedenom načelu ustanovljeno je i sljedeće:
Navedeno načelo moguće je primijeniti na različita područja, a uz njegovu implementaciju tvrtke mogu povećati svoju poslovnu produktivnost i profit. Primjenjujući Paretovo načelo trebali biste svoje produktivno vrijeme uložiti u onih 20% poslovanja koji vam donose najviše rezultata.
Primjeri Paretovog načela u poslovanju:
Primjerice, ako vaš kafić poslužuje tople napitke, bezalkoholna i alkoholna pića, pogledajte koji od ovih artikala vam donosi najviše prihoda. Radi li se o trgovini odjećom, istražite koji odjevni predmeti se najbolje prodaju. Tada se posvetite upravo njima i njihovoj izradi ili nabavi. To ne znači da morate zanemariti sve ostalo – jednostavno napravite plan kada i koliko vremena biste se trebali posvetiti određenom zadatku, a oni najprofitabilniji imaju prioritet.
Kada u fokusu nisu stvari koje donose direktnu zaradu, možete se posvetiti onima koje do zarade dovode indirektno kao što je angažman na društvenim mrežama, oglašavanje, interakcija s postojećim klijentima i sl. Oduzima li vam sve ovo previše vremena, vrijeme ja da delegirate neke od zadataka tako da se vi usredotočite na ono što je ono najvažnije, a drugi vode računa o ostalom. Na taj ćete način imati više vremena za svoj privatni život i stvari koje vas vesele. Ako vašu pozornost u isto vrijeme zahtijeva više stvari, nužno je odrediti koje su od njih prioritet, odnosno koja od njih bi mogla potencijalno nanijeti najviše štete, ta koja bi mogla donijeti najviše prihoda.
Pogledajte vašu trenutnu marketinšku strategiju i koncentrirajte se na 20% onih koji daju najbolje rezultate. To su oni oglasi, objave i proizvodi koji dovode do najviše direktnog profita. Kada ih definirate, razmotrite kako ih možete još poboljšati. Na tržištu prođite nišu u kojoj vaši proizvodi ili usluge najbolje prolaze, a onda u tom prostoru tražite i svoje nove klijente. Kreirajte svoju marketinšku strategiju i primijenite je, a kada primijetite da ljudi na nju reagiraju, uložite u nju dodatna sredstva koja ćete preusmjeriti iz drugih metoda koje ne daju dobre rezultate.
I kad je riječ o imidžu vaše tvrtke ili o odnosu s kupcima, načelo je isto trošite svoje vrijeme i resurse samo na ono koji vam doista nešto znače. Posvetite 80% vremena onim klijentima koji vam donose 20% zarade, a preostalih 80% klijenata trebate rasporediti u 20% svojeg vremena, tek nakon što riješite sve zadatke vezane uz prioritetnu skupinu.
Primijeni li se Paretovo načelo na prodaju dolazimo do zaključka da 80% prodaje obavi 20% prodajnog tima. Stoga proučite što točno rade vaši najuspješniji zaposlenici i po čemu su njihove metode drugačije i uspješnije od drugih zaposlenika. Uvedite sustav mjerenja učinka zaposlenika, ali ih i potaknite da međusobno dijele i razmjenjuju uspješne načine i metode angažiranja klijenata.
Što kad naiđemo na prepreke u ostvarivanju plana?
Ponekad se suočavamo s preprekama u izvršavanju svojeg plana ili, jednostavno, nikako da se pokrenemo. Upoznavanje vlastitih navika organizacije rada te prepoznavanje ”kradljivaca vremena ” može pomoći u uspješnom savladavanju potencijalnih prepreka.
Najprije razmislite o svojim navikama – u kojem dijelu dana ste najučinkovitiji? Kad vam je koncentracija najbolja? Koji su vam poslovi najdraži, a koji najzahtjevniji? Obavljate li prvo lagane ili teške zadatke?
Zatim promislite i o tome koji su vaši „kradljivci vremena“. Je li to izostanak planiranja ili neučinkovito planiranje? Radi li se o prekidima – telefonski pozivi, e-mail poruke? Odgađate li svoje obveze – druženje (mobitel, društvene mreže); čitanje (poruke, Internet) ”napravi sam ” (kada radite nešto što biste mogli prepustiti nekom drugom) ”pretjerivanje ‘ (previše detaljni, previše kritični) ”bježanje ” (kad radimo nešto nepotrebno u tom trenutku).
Imajte na umu i to da najnovija istraživanja pokazuju kako naš mozak nije napravljen za multitasking. Svaki put kad radite više stvari odjednom vaš se mozak defokusira i ponovno fokusira s jednog zadatka na drugi. Multitasking utječe na proizvodnju hormona stresa i smanjuje sposobnost kontrole, što može završiti impulzivnim ponašanjem i izljevima bijesa. Također, što više vremena dnevno provedete u multitaskingu to slabi vaša sposobnost za fokus i koncentraciju, što rezultira povećanim brojem grešaka i padom efikasnosti.
Sadržaj internetske objave isključiva je odgovornost razvojne agencije IGRA Grada Ivanić-Grada.
„Razvoj usluga Razvojne agencije IGRA s ciljem unaprjeđenja informiranja za poduzetnike”
